Rakentaja työnantajana - apuna Palkka.fi ja itse laadittu "opas"

Talo tarvitsee aina tekijät valmistuakseen, riippumatta siitä tuleeko talo elementtitoimituksena vai ns. pitkästä tavarasta. Koska rakennamme taloamme kappaletavarasta töiden ohella, olemme tarvinneet projektiimme mukaan myös ulkopuolista apua. Kun rakentaja palkkaa itselleen työntekijän on oikeastaan kaksi vaihtoehtoa. 

Ensimmäinen on se, että ottaa työntekijät firman kautta ja maksaa työstä firman laskutuksen mukaan. Firma maksaa kaikki kulut (verot, vakuutukset, eläkemaksut ym. mitä näitä nyt on). Näin ollen rakentajalle jää maksettavaksi vain firman ilmoittama summa. Näppärää ja helppoa, mutta kallista.

Toinen vaihtoehto on palkata työntekijät itse ja toimia työnantajana. Tämä on se vaihtoehto, johon mekin päädyttiin. Työnantajana toimiminen on itselle hieman työläämpää ja kieltämättä aluksi vähän hirvittikin, että osaanko hoitaa kaikki tarvittavat asiat oikein. Pieni vaivannäkö kuitenkin kannattaa, sillä vaikka palkkojen päälle tulee muita kuluja (niistä tarkemmin alla) jää hintalappu työstä kuitenkin rakennuttajan kannalta pienemmäksi. Kun palkkaa itse työntekijät säästää ainakin yksien verojen verran (ne, jotka yritys maksaisi ja laskuttaisi sinulta).

Tässä seuraavaksi muutamia käytännön vinkkejä muiden rakentajien elämää helpottamaan. Näitä olisin itsekin syksyllä kaivannut, kun yön pimeinä tunteina yritin opiskella asioita. Meillä on projekti vielä kesken ja nyt vuoden vaihteessa lähtevät ensimmäiset vuosi-ilmoitukset eri tahoille. Ehkä vuoden päästä ollaan vielä viisaampia siitä, menikö kaikki niin kuin pitikin vai olenko onnistunut jättämään jonkin osa-alueen kokonaan huomoimatta. Jos siis huomaatte jotain puutteita niin ottakaa yhteyttä, kiitos! :)

Netissä on erilaisia palkanlaskentasivustoja, mutta itse päädyin käyttämään Palkka.fi-sivustoa. Se on täysin ilmainen, helppokäyttöinen ja lähettää automaattisesti ilmoitukset vaadittaville tahoille. Kirjautuminen onnistuu pankkitunnuksilla, joten erillisiä salasanoja ym. ei tarvita. Alla kuva Palkka.fi-sivuston etusivulta, jossa esitellään työnantajalle palkanmaksun eri vaiheet. Kuvaa klikkaamalla pääset tutustumaan sivuun tarkemmin.

Linkkien takaa löytyy paljon tietoa aiheesta, mikä on toisaalta hyvä, mutta toisaalta hämmentävää. Ehkä olisin alkuun kaivannut vielä enemmän rautalankamallia tyyliin 1. tee ensin näin, 2. sitten näin ja 3. hoida vielä tämä. Vähän oli alkuun epäselvyyttä siitä mitä kaikkea muuta tulee hoitaa, mutta niin vaan saatiin kaikki (toivottavasti) selvitettyä ja hoidettua.

Tein tällaisen rautalankamallin, jonka olisin itse alkuun tarvinnut. :)

1. Työsopimus. Sovi työntekijän kanssa maksettava palkkasumma. Pyydä tarvittavat tiedot: henkilötunnus, yhteystiedot, verokortti ja tilinumero. Pääset kirjaamaan jo osan tiedoista valmiiksi Palkka.fi-sivustolle. Vakuutusnumerot ym. (ks. kohta 4) pääset lisäämään tarvittaessa myöhemminkin.

2. Työttömyysvakuutusmaksu. Arvioi paljonko tulet maksamaan palkkoja projektisi aikana. Sen jälkeen tee ilmoitus ennakkomaksun määräämisestä TVR:lle (Työttömyysvakuutusrahasto).  Tämä onnistuu Palkka.fi:n kautta. Mikäli olet arvioinut maksettavat palkat alakanttiin, voit myöhemmin tehdä muutosilmoituksen ja pyytää maksua uudelle summalle.

3. Työtapaturma- ja ammattitautivakuutus. Sinun tulee ottaa työntekijälle myös  työtapaturma- ja ammattitautivakuutus sekä ryhmähenkivakuutus. Linkkejä eri vakuutusyhtiöihin löytyy myös Palkka.fi-sivustolta. Voit toki kääntyä ihan minkä tahansa vakuutusyhtiön puoleen. Myös vakuutusyhtiölle tulee ilmoittaa arvio maksettavista palkoista, sillä vakuutusmaksu määräytyy arvioidun palkkasumman mukaan. HUOM! Vakuutuksen tulee olla voimassa ennen töiden aloittamista.

4. Työeläkevakuutus. Tämä oli meille ehkä epäselvin kohta. Ensiksi tulee selvittää onko työsuhde yli vai alle 6kk ja aiotko maksaa palkkaa yli vai alle 8334€. Summa on aina työntekijäkohtainen. Mikäli työsuhde kestää alle 6kk ja maksat palkkoja arvioidusti alle 8334€ olet tilapäinen työnantaja ja voit hoitaa työeläkevakuutusmaksut Palkka.fi-sivuston kautta. Se onnistuu kätevästi, sillä järjestelmä kysyy joka kuukauden ensimmäisen palkanmaksun yhteydessä mihin vakuutusyhtiöön haluat maksaa työeläkevakuutusmaksun ja vähentää työntekijän osuuden suoraan palkasta. Voi siis valita vaikka joka kuukaudelle eri vakuutusyhtiön, jos jostain syystä niin haluaa. Me laskeskeltiin ensin, että maksettavat palkat olisi alle tuon summan, mutta ylihän ne menivät. Soittelin sitten vakuutusyhtiöön ja kyselin asiaa. Ei ollut onneksi mennyt asiat ihan pieleen. Sieltä kerrottiin, että kun on kuitenkin tilapäinen työnantaja ei välttämättä tarvitse tehdä sitä sopimusta. Mikäli on enemmän työntekijöitä (ja maksettavia palkkoja) on kannattavaa tehdä sopimus, sillä vuositasolla sopimusasiakkaat säästävät jonkun pienen summan. Eli melkeinpä yksittäiset kotitaloudet voivat tehdä tällaisissa projekteissa tuon kuukausimaksun Palkka.fi-sivuston kautta. Myös työnantajan tulee maksaa työeläkevakuutusta. Tästä saat automaattisesti laskun Palkka.fi-sivustolle, täytyy vain muistaa käydä katsomassa maksutiedot aina kuun vaihteen jälkeen.

5. Palkan maksu. Kun nämä asiat on hoidossa ja hommat rullaa pääset käyttämään Palkka.fi-sivustoa ahkerammin ja maksamaan palkkoja. 

Palkan maksu onnistuu, kun kaikki tarvittavat tiedot on syötetty järjestelmään. Palkka.fi-sivulla pääset ilman kirjautumista harjoittelemaan palkanmaksua etukäteen järjestelmän "harjoitushenkilöillä". Seuraavat kuvat ovat tästä harjoitusohjelmasta, sillä luonnollisesti en voi omien työntekijöiden henkilökohtaisia tietoja julkisesti esitellä.

Alla näkymä Palkka.fi- sivuston "Etusivulta" . Tällainen on siis oikeakin näkymä, kun olet kirjautunut omilla pankkitunnuksilla. Etusivulta on helppo siirtyä haluttuun toimintoon esim. maksamaan palkkoja, tarkastelemaan maksettuja palkkoja tai hoitamaan muita asioita. Etusivulla näkyvät myös järjestelmän lähettämät ilmoitukset esimerkiksi verottajalle ja vakuutusyhtiöön. Etusivulla näkyvät myös avoimet maksut (esim. ennakonpidätys tai maksettava työeläkevakuutusmuaksu) sekä jo maksetut maksut ja palkat.

Aloittaaksesi palkan maksun valitse työntekijä, palkkakausi sekä palkanmaksupäivä.

Seuraavaksi merkitse työntekijän tunnit sekä tuntipalkka. Järjestelmä laskee palkan automaattisesti sekä vähtentää verot järjestelmään ilmoitetun verokortin tietojen mukaisesti. Myös muut palkasta automaattisesti vähennettävät kulut hoituvat järjestelmän kautta. 

Järjestelmä onneksi muistuttaa vielä, mitä maksuja työnantajan tulee maksaa palkan lisäksi. Itsellä ainakin alkuun iski paniikki, että olinko nyt hoitanut kaikki ja taas piti selvittää, että miten sen olikaan.

Sivustolla löytyy toisesta paikkaa alla oleva "muistilappu" työnantajamaksujen muodostamisesta. Itseäni alkuun sekoitti se, että eri maksuja mainittiin aina eri yhteiyksissä, joten kokonaisuuden hahmottamiseen meni hieman aikaa. Joillekin tämä voi tietysti olla selvää pässinlihaa, mutta itse halusin varmistaa, että olen varmasti ymmärtänyt kaikki oikein ja muistanut hoitaa tarvittavat maksut.

Tässä vielä tarkistuslista viitaten palkanlaskentalomakkeeseen:

* Työeläkemaksu - check (ks. kohta 4. Olet valinnut joko kuukausittain vakuutusyhtiön Palkka.fi:n kautta tai tehnyt ilmoituksen työeläkevakuutusyhtiöön)
* Sairausvakuutusmaksu - check (työntekijän osuus on laskettu automaattisesti osaksi hänen veroprosenttiaan ja työnantaja saa laskun maksettavasta osuudestaan eli vuonna 2018 0,86% maksetusta palkasta Palkka.fi-järjestelmään)
* Työtapaturma- ja ammattitautivakuutus - check (ks. kohta 3. Olet jo ottanut vakuutuksen ja saanut siitä erillisen laskun vakuutusyhtiöltä)
* Työttömyysvakuutusmaksu - check (ks. kohta 2. Olet tehnyt ennakkoilmoituksen palkoista TVR:lle ja saanut siitä jo laskun)

Kun olet syöttänyt tunnit ja palkkatiedot järjestelmään tarkista seuraavaksi, että annetut tiedot ovat oikein. Näet samalla myös työntekijän palkkatiedot kuluvalta vuodelta.

Palkan maksaminen on näppärää, sillä järjestelmä antaa sinulle suoraan virtutaaliviivakoodin jonka kopioimalla voit maksaa palkan omassa verkkopankissasi. Palkan maksun jälkeen täytyy vielä vaihtaa maksun tila avoimesta maksetuksi.

Kas näin, palkka maksettu! Mutta tässä ei ole vielä kuitenkaan kaikki. Maksettavanasi on vielä ennakonpidätys sekä työeläkevakuutus. Mikäli et maksa palkkaa enää kyseisen kuun aikana voit muodostaa maksut heti tai odottaa, että Palkka.fi muodostaa tarvittavat maksut kuun vaihteen jälkeen. Itse kävin aina alkukuusta katsomassa järjestelmän muodostamat laskut ja maksoin ne silloin. Tämä oli mielestäni helpompi vaihtoehto. Palkka.fi tekee myös tarvittavat vuosi-ilmoitukset verohallinnolle sekä TVR:lle. Vakuutusyhtiöön tulee itse ilmoittaa maksetut palkat joko vuoden vaihteen jälkeen tai määräaikaisen sopimuksen päätyttyä.

Tässäpä tämä "opas". Toivottavasti tästä on jollekin toiselle rakentajalle hyötyä! Miltä vaikuttaa? Sekavaa vai selkeää? Mikäli herää ajatuksia tai kommetteja niin mielelläni otan palautetta vastaan. :)

Terveisin,

Työnantaja -Anni-Maaria